Глава 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСА ПРОЕКТА
6.1.Понятие проектного офиса
6.2.Основные принципы проектирования и состав офиса проекта
6.3.Основные принципы организации виртуального офиса проекта
Резюме
Контрольные вопросы и задания
Литература
    
6.1. Понятие офиса проекта
        

       В настоящей главе рассматриваются новые для российской практики вопросы организации офиса
проекта [1] — специфической инфраструктуры, обеспечивающей определенное территориально
распределенное пространство для осуществления деятельности команды проекта. Вопросы последней
затрагиваются в аспектах, касающихся ее работы в рамках офиса (гл. 6 и 20). Управление крупным
проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей из руководителя
(менеджера) проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда
функциональных работников, причем специфика их деятельности такова, что:
» команда как организационная структура существует на время реализации проекта;
» состав команды проекта не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения
этапов проекта, т. е. часть персонала привлекается на определенные периоды, например:
· члены команды могут работать над проектом не полный рабочий день, а определенное время
наряду с иной, основной деятельностью;
· члены команды проекта могут работать одновременно в различных стабильных организациях,
осуществляя функции по реализации проекта параллельно основной работе;
· члены команды проекта могут функционировать территориально распределенно не только в
пределах одного города, но и в пределах удаленных друг от друга городов, а также в различных
странах.

Это накладывает особые требования на организацию работы команды, главное из которых —
необходимость организации инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как
централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и
защиту коммерческой тайны проекта. Такой инфраструктурой является офис команды проекта.
Идеология офиса, принятая в развитых странах, трактует его не только и не столько как отдельное,
оборудованное компьютерной и оргтехникой помещение (помещения), в котором осуществляется
управление проектом, а как инфраструктуру, обеспечивающую все процессы управления проектом.
Офис проекта — специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию
проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и
информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и
коммуникаций.

Основное назначение офиса проекта в данной трактовке — обеспечение эффективной
коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при
наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств
телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр. Офис
проекта — это оптимальным образом организованная среда (в традиционном понимании место), где
члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания,
вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.
В российской практике управления проектами идеология офиса проекта практически не
используется. В западной системе управления проектами офис проекта в самом обобщенном виде
понимается как:
» определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам, в
том числе:
· головной офис, где размещается менеджер проекта, хранится основная документация,
        
    

проводятся важные совещания, установлены средства связи, компьютерное оборудование,
оргтехника и пр.;
· набор территориально распределенных офисов (оборудованных рабочих мест, в том числе
домашних, мобильных) отдельных групп или членов команды проекта, где установлены
средства коммуникаций, компьютеры, оргтехника;
» виртуальный офис, не привязанный к определенному месту, а представляющий собой
программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и
коммуникаций по единым стандартам.
Вопросы проектирования офиса как комплекса рабочих мест рассмотрены в п. 6.2. Основные
понятия, принципы, состав виртуального офиса рассматриваются в п. 6.3. В связи с тем что детальный
состав офиса — и как комплекса рабочих мест, и как программно-телекоммуникационной среды —
существенно зависит от специфики конкретного проекта, в данных разделах приводятся основные
принципы и требования, проиллюстрированные на примерах.

В многопроектной системе офис проекта, как правило, представляет собой многоуровневую
систему:
на первом уровне этой системы рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга.
На этом уровне работает одна или несколько команд менеджеров, обеспечивающих планирование
проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, а также
контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются традиционные
инструменты и информационные технологии мониторинга проектов;
на втором уровне рассматриваются вопросы формирования портфеля проектов организации, их
взаимосвязи и рационального наполнения. Базовыми на этом уровне являются: инструменты тендеров
(для пополнения портфеля заказов), стратегического менеджмента, управления общими ресурсами и
управления качеством в проектах;
на третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.
В однопроектной системе офис ориентирован на управление конкретным проектом.
Экспертная оценка показывает: такой подход определяет 30—40% экономии затрат на проекты и
времени их реализации.

Основные требования к организации офиса проекта:
» наличие реального управленческого офиса— помещения;
» единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения проектов (проекта);
» информационная технология управления проектами;
» база данных и шаблонов типовых решений по проектам;
» компьютерная сеть, сообщающаяся с Internet;
» виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование команды
проекта в режиме реального времени, несмотря на территориальную распределенность членов
команды.

Основа виртуального офиса — распределенная компьютерная система на базе
телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами,
едиными базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту,
проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.
Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью организации эффективной
распределенной системы управления проектами (с подключением домашних и мобильных офисов).
Такой проектный офис содержит 2 группы программных средств в рамках технологии «клиент—
сервер» или иной сетевой технологии. Первая группа программных средств размещается на сервере и
включает средства ведения баз данных, например Oracle, Informix, для взаимодействия проекта с
менеджерами. Вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе Internet (или другой
системы обмена информацией) поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные
функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по
ресурсам, выполнению работ и затрат не зависимо от реального нахождения членов команды проекта.
При этом использование мобильной техники «Notebook + модем + мобильный телефон» делает
виртуальную часть офиса мобильной.