Информация, представленная на данном сайте, носит исключительно ознакомительный характер. Для того, чтобы приобрести данную книгу, воспользуйтесь следующей ссылкой:

"Управление проектами"
Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г

    
6.2. Основные принципы проектирования и состав офиса проекта
        

       В данном разделе рассматриваются принципы организации офиса как комплекса рабочих мест.
Современное понятие офиса включает в себя большое количество технических и организационных
решений:
1. Помещение:
» проектирование пространственно-планировочных решений — основных помещений головного
офиса проекта;
» проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью;
2.Оргтехника и вспомогательное оборудование:
» устройства для организации документооборота;
» организационные средства — доски для рисования, планшеты для календарных графиков,
оборудование для проведения совещаний и пр.;
» организационная техника— копиры, проекторы, уничтожители бумаги;
» средства безопасности— сигнализация, регламентация доступов в помещение;
» хозяйственный инвентарь и оборудование;
3.Программно-компьютерные комплексы, средства связи и теле
коммуникаций:
» компьютерная техника— сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;
» программное обеспечение;
» средства связи — телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, пейджеры,
мобильные телефоны.

Все эти аспекты взаимосвязаны и поэтому, говоря об офисе, следует иметь в виду, что речь идет о
единой организационно-технической системе.
Программно-компьютерные средства, средства коммуникаций и информационные технологии
подробно рассмотрены в гл. 22. В настоящей главе эти вопросы рассматриваются с точки зрения их
места при организации офиса.
Конкретный проект характеризуется спецификой бизнес-процессов его реализации. Под бизнес-
процессами понимается совокупность действий, процедур, составляющих содержание одного
завершенного цикла, акта бизнес-деятельности. Например, бизнес-процесс сбыта начинается с
заполнения формы заказа менеджером отдела сбыта, продолжается планированием производства,
подтверждением доставки от дистрибьютеров, формированием счета-фактуры в финансовой
бухгалтерии, контролем за предоставленным товарным кредитом и зачислением денег на счет
поставщика.
        
Бизнес-процесс разбивается на отдельные бизнес-операции (например, оформление счета или
доставка продукции). Элементы бизнес-процесса: генерация идеи, определяющей общее направление
процесса, формирование замысла, формулирование целей, установление содержания процесса,
планирование операции — соотнесение поставленных задач и имеющихся ресурсов с целью
минимизации издержек, составление бизнес-плана, заключение контракта, проработка ресурсного
обеспечения, реализация процесса и его завершение.
По сути, каждый бизнес-процесс в своем роде представляет некий проект, и его реализация
производится в рамках методологии управления проектами. Для конкретного проекта производится
разбиение на отдельные виды бизнес-процессов (гл. 2, раздел 2.8, и гл. 13).
Реализация бизнес-процессов в рамках управления проектом должна быть организована
оптимальным образом, и это предъявляет свои требования к организации офиса:
» информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть ориентировано на оптимальное по
времени и издержкам его выполнение;
» должно быть исключено дублирование бизнес-операций;
» менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процесса, должны быть связаны средствами
коммуникаций и, в случае расположения в одной географической точке, локализованы от
менеджеров, выполняющих другие функции.
Это самые общие требования. В настоящем разделе мы не рассматриваем вопросы оптимизации
бизнес-процессов, однако следует отметить, что их структура определяет локализации и структуру
офиса. Поэтому вопросам проектирования бизнес-процессов команды проекта должно быть уделено
первостепенное внимание при проектировании офиса проекта.
        Все шаги должны производиться на основе (с наложением) результатов предыдущих шагов и
желательно с интеграцией в единой базе данных.
Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов можно осуществлять с
использованием специализированных программных средств, например продукта Visio2000.
При этом в качестве различных показателей бизнес-операций и бизнес-процессов можно
закладывать необходимые ресурсы и требования к ним.
Проектирование помещений и площадей обычно производится в специализированном программном
продукте, например в AutoCAD. Для совмещенного проектирования архитектуры, интерьера,
организационной структуры и бизнес-процессов можно экспортировать чертежи из AutoCAD в
Visio2000.
    

 Целесообразно рассматривать организационную структуру команды проекта и реализуемые бизнес-
процессы в рамках управления проектом в комплексе для оптимизации офиса и системного анализа
технических, организационных и экономических решений. Данный подход полезен ввиду того что
современные решения по проектированию и организации работы офиса проекта являются
комплексными.

Система безопасности не только предотвращает несанкционированный доступ в помещения, но с
помощью магнитных ключей регламентирует пользование оргтехникой, компьютерами (для
использования техники необходимо приложить свой ключ), контролирует использование
организационной техники, позволяет определять местонахождение сотрудников внутри офиса,
регламентирует доступ к информации (как бумажной, так и на электронных носителях), контролирует
местонахождение мебели, оборудования и других материальных ценностей.
Современные компьютеры, средства связи и информационные технологии настолько срослись, что
следует рассматривать их как единую информационно-телекоммуникационную систему. По одним и
тем же каналам связи передаются и телефонные сообщения, и данные. При этом можно обращаться с
компьютера к телефонным станциям и аппаратам (программировать автоматический обзвон, рассылку
факсов, организацию и проведение совещаний). Существующие телефонные станции могут быть
настроены так, что сотрудники получат возможность звонить и передавать данные только тем
сотрудникам, которые с ними непосредственно связаны в ходе выполнения бизнес-процессов.
Естественно, одно из важных решений (с точки зрения организации работы офиса)— программное
обеспечение, выбор и внедрение которого должны реализовать работу полноценного электронного
офиса как единой интегральной intranet-среды, регламентирующей все взаимосвязи сотрудников,
организующей работу с документами, их хранение, архивирование, уничтожение. При этом возможно
реализовывать программно-аппаратные комплексы, организующие и систематизирующие как
электронный, так и бумажный документооборот.
        
Электронный офис проекта создается как система, ориентированная в первую очередь на работу с
информацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов обработки документов
автоматизированными процедурами.

Программно-телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное
обеспечение проекта, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех
видов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, порожденных электронным и
бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в
электронной, так и в бумажной форме.
        
База данных документов должна быть элементом единой базы данных, информации и знаний
команды проекта; она формируется как централизованный электронный архив документов
(включающий, в том числе, и бумажные оригиналы, и электронные копии оригиналов бумажных
документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать:
» централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в системе;
» хранение документов в электронном виде в различных форматах;
» ведение централизованного каталога документов проекта, обеспечивающего возможность их
поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т. д.);
» хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также
различных версий документов;
» надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам
различного назначения;
» возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнито-
оптические и библиотеки лазерных компакт-дисков.
Прикладное программное обеспечение документооборота офиса проекта должно включать
следующие ключевые компоненты:
» систему управления хранением документов — программное обеспечение, реализующее функции
управления единым до кументарным фондом проекта (централизованным архивом);
» систему управления документооборотом — программное обеспечение, реализующее
администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов,
координацией документопотоков, контролем за передвижением документов, за своевременной их
обработкой и т. д.;
        

» набор стандартных бизнес-приложений, использующихся командой проекта для подготовки
документов — текстовых процессоров, электронных таблиц и т. п., набор специализированных
функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от
стандартных бизнес-приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей
структурированную информацию);
» систему экспорта/импорта документов.
Архитектура электронного офиса проекта представлена на рис. 6.2.3.
В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения электронного офиса
выступает система управления полномочиями пользователей, которая:
» осуществляет разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам
различной степени секретности);
» осуществляет регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.
Рекомендации по использованию конкретных программных средств документооборота, а также их
интеграции в общее программно-информационное обеспечение проекта приведены в гл. 22. В данном
разделе рассматриваются аспекты коммуникаций в приложении к проектированию офиса проекта.



6.3. Основные принципы организации виртуального офиса проекта

В настоящее время понятие и идеология виртуального офиса проекта приобретает все большее
значение в связи с развитием сети Internet и возрастанием значения программно-информационного и
коммуникационного аспекта управления проектами.
Принципы виртуальных инфраструктур разрабатываются и практически реализуются в развитых
странах Запада с середины 90-х гг.
В мировой теории и практике управления определение «виртуальный» стало ключевым. Все чаще
говорят о виртуальных продажах, банковских операциях, фондах, фабриках и организациях. В
принципе виртуальная инфраструктура обладает теми же возможностями и потенциалом, что и
традиционная организация. Но в то же время виртуальная инфраструктура является принципиально
новой концепцией организационной структуры для интеграции деятельности конца XX— начала XXI
в. Понятие виртуального предприятия является естественным развитием понятия компьютерно-
интегрированного производства, а в более общем контексте — характерным примером построения
компьютерно-интегрированной организации на основе новых информационных и коммуникационных
технологий.

Виртуальное предприятие подразумевает сетевую, компьютерно-опосредованную
организационную структуру, состоящую из неоднородных компонентов, расположенных в различных
местах. Тогда прилагательное «виртуальное» может интерпретироваться как «искусственно
образованное», или как «мнимое, не существующее в реальном физическом пространстве», или как
«расширенное за счет совместных ресурсов». Здесь налицо явная компьютерная аналогия с понятием
«виртуальной машины», где ни один процесс не может монопольно использовать ни один ресурс, и
все системные ресурсы принципиально считаются ресурсами совместного применения.
Виртуальное предприятие создается путем отбора требующихся организационно-технологических
ресурсов с различных предприятий и их интеграции с использованием компьютерной сети. Это
приводит к формированию гибкой и динамичной организационной системы, наиболее
приспособленной для успешного бизнеса в быстро меняющейся среде.
Полностью виртуального, т. е. не имеющего базовых структур в реальном физическом
пространстве, предприятия, конечно, не может быть. Здесь речь идет об интенсивном взаимодействии
реально существующих специалистов и подразделений различных предприятий в виртуальном
пространстве, реализованным на основе новейших информационных и коммуникационных
технологий.

Таким образом, можно разделить вопросы офиса как базового места (рассмотрено в предыдущем
разделе) и виртуального офиса как рассредоточенного компьютерно-информационного пространства
(рассматривается в настоящем разделе).
С практической точки зрения, виртуальное предприятие есть сеть свободно взаимодействующих (и
взаимосодействующих) агентов, находящихся в различных местах. Эти агенты разрабатывают
совместный проект (или ряд взаимосвязанных проектов), находясь между собой в отношениях
партнерства, кооперации, сотрудничества, координации и т. п.
Понятие виртуальной инфраструктуры идеально подходит для формирования офиса проекта.
Объединение ресурсов при создании виртуальных офисов проектов характеризуется территориальной
независимостью; иначе говоря, принятие решений и решение задач по принципу разделения труда
происходят невзирая на региональные границы. Сотрудничество членов команды проекта носит
временный характер или организуется на определенный срок. Преимущества виртуальных сетей в
таком случае очевидны: расширение действующего ресурсного потенциала идет без утраты гибкости;
внутренняя координация осуществляется с помощью информационной технологии, подкрепленной
культурой взаимного доверия; возможно параллельное управление самыми разнообразными
процессами в ходе реализации проектов. Основным и системообразующим принципом для
функционирования временного сетевого виртуального офиса проекта, выходящего за границы
отдельной фирмы, является последовательное и эффективное использование современных
информационных и коммуникационных технологий.

Под виртуальным рынком понимаются предлагаемые системой Internet коммуникационные и
информационные услуги коммерческого назначения.
Виртуальная реальность — это имитация реальных процессов разработок и производства в
компьютерном пространстве, которое одновременно является и средой, и инструментом. В качестве
инструмента она позволяет интуитивно выстроить сложные структуры, в качестве среды — дает
возможность мысленно представить проект, продукт, здания, рабочие места, машины и оборудование
до того, как они обретут реальное существование. Основные области использования результатов этих
исследований — создание виртуальных прототипов проектов, а также виртуальное планирование
труда и производства.
Внутриорганизационные сети охватывают широкую гамму работ на дому и работ с
использованием средств телекоммуникаций, а также работ с применением банков знаний или сетей
знаний. Их общий признак— объединение в целостную сеть отдельных сотрудников (членов команды
проекта) с помощью современных информационных и коммуникационных технологий. Пионеры в
этой части виртуальной организации труда — компании IBM, Siemens, а также крупные
консультационные предприятия и банки.
    

Инфраструктура виртуального офиса проекта должна включать следующие основные
составляющие:
» сеть Internet;
» международный стандарт для обмена данными, например по моделям продукции STEP (Standard
for the Exchange of Product model data);
» стандарты взаимодействия прикладных программ, например стандарты CORBA (Common Object
Request Broker Architecture).
Главные признаки, раскрывающие содержание понятия «виртуальный офис проекта»:
» интеграция лучших средств и опыта различных предприятий в рамках стратегически
целесообразной команды проекта;
» организация по проектам или вокруг ключевых процессов (сквозных деловых процессов
жизненного цикла проекта, продукта);
» образование автономных рабочих групп, обеспечение сотрудничества и координации лиц и
коллективов, пространственно удаленных друг от друга;
» временный характер, гибкость, возможность быстрого образования, развития,
переструктурирования и расформирования в нужное время;
» сочетание децентрализации и централизации в управлении при преимущественном развитии
децентрализованного (распределенного) управления, приоритет координационных связей;
» максимально широкое распределение и гибкое перераспределение полномочий власти, принятие
решений на всех уровнях организационной иерархии, сочетание восходящего и нисходящего
проектирования;
» организация группового взаимодействия специалистов с помощью ЭВМ, включая «встречу в сети»
(meeting on the network) и согласованные потоки работы (workflow), обеспечение свободного
обмена идеями внутри и между уровнями организационной иерархии;
» разработка неоднородных компьютерных сред и сетей, использование архитектуры клиент—
сервер, применение программных средств обеспечения коллективной деятельности (groupware)
различного класса.

Указанные принципы связаны с широким развитием и использованием новых информационных и
коммуникационных технологий (НИТ/НКТ) для управления человеческими ресурсами и планирования
деятельности команды проекта, моделирования и оптимизации процессов взаимодействия
(кооперации и координации) между различными менеджерами команды.
Благодаря современным телекоммуникациям, уже не принципиальны географическое положение и
государственная принадлежность партнеров. Новые возможности информационного взаимодействия
позволяют строить кооперацию в форме виртуального офиса проекта, действующего в течение
жизненного цикла проекта, продукта.

Программно-коммуникационная среда виртуального офиса опирается на непрерывную
информационную поддержку жизненного цикла проекта. В западной методологии такая поддержка
называется CALS (Continuous Acquisition and Life Cycle Support). Сегодня CALS по своей сути —
глобальная стратегия повышения эффективности бизнес-процессов, выполняемых в ходе жизненного
цикла проекта, продукта за счет информационной интеграции и преемственности информации,
порождаемой на всех этапах жизненного цикла.

Средствами реализации данной стратегии являются CALS-технологии, в основе которых лежит
набор интегрированных информационных моделей — самого жизненного цикла и выполняемых в его
ходе бизнес-процессов, продукта (изделия), производственной и эксплуатационной среды и пр.
Возможность совместного использования информации обеспечивается применением компьютерных
сетей и стандартизацией форматов данных, обеспечивающей их корректную интерпретацию.
Идеальная основа для решения поставленной задачи — использование единой интегрированной
модели проекта и его жизненного цикла, описывающей объект настолько полно, что выступает в роли
единого источника информации для любых выполняемых в ходе жизненного цикла процессов.
Ключевое понятие для виртуального предприятия — концепция многопользовательской базы
данных. Она обязана содержать всю необходимую информацию для компьютерной поддержки
жизненного цикла проекта и должна быть доступна в оперативном режиме всем членам команды
проекта.

Стандарты CALS покрывают весь спектр потребностей пользователей, обеспечивая единое
представление текста, графики, информационных структур и данных о проекте, сопровождении и
производстве, включая звук, видео, мультимедийные средства, передачу данных, хранение данных,
документацию и многое другое для всех приложений.
В основе виртуального офиса проекта должна лежать идеология интегрированной Интранет-среды
(Intranet), которая представляет собой технологию управления коммуникациями проекта, и в этом ее
отличие от Интернет (Internet)— технологии глобальных коммуникаций.
В реализации коммуникаций проекта выделяют 3 уровня:
» аппаратный;
» программный;
» информационный.
С точки зрения аппаратного и программного уровней коммуникации— это организация надежного
канала соединения и передача информации без искажений, организация хранения информации и
эффективный доступ к ней. В плане технической реализации этих уровней Intranet практически не
отличается от Internet. Там такие же локальные и глобальные сети; те же программы: Internet-
навигаторы, Web-серверы, электронная почта, телеконференции и даже те же производители
программного обеспечения.

Главная отличительная особенность Intranet кроется в информационном уровне коммуникаций,
который в значительной степени определяется спецификой проекта и наиболее существенен для
управления проектом. При этом аппаратный и программный уровни коммуникаций являются
обеспечивающими. Информационное обеспечение может иметь разную базовую технологию передачи
и хранения информации. Бумажные документы, письма и записки, доски объявлений, корпоративные
газеты, телефоны— все это составляет традиционную технологию хранения и передачи информации.
Технология Intranet превратила бумажные документы в электронные страницы и файлы; доску
объявлений — в Web-сервер; записки и телефонные звонки — в сообщения электронной почты;
газетные новости — в событийные сообщения сервера телеконференций. Intranet делает
коммуникации проекта более надежными, быстрыми и интенсивными, а доступ к информации
ускоряется и упрощается.
С информационной точки зрения, коммуникации— это поиск и передача знаний. Можно выделить
следующие три большие группы методов управления информационным обеспечением бизнес-
процессов, в том числе:
» представлением деятельности офиса и команды проекта с точки зрения ресурсов (финансов,
материальных запасов, кадров), при котором должно быть обеспечено управление ресурсами и
контроль за ними;
» представление работы офиса и команды как системы бизнес-процессов. Центральными понятиями
здесь выступают процесс, функция, данные, событие. Основная цель управления для этих методов
— обеспечение координации событий и функций;
» представление офиса и команды как системы небольших коллективов сотрудников, решающих
общую задачу, а в роли организующих факторов выступают знания и эффективные коммуникации.
Главным ресурсом управления становится база знаний проекта, в которой члены команды проекта
могут быстро найти информацию для принятия правильного решения и понимания друг друга. Эта
база концентрирует в себе коллективный опыт команды и создает контекст проектных
коммуникаций. Основная цель управления — обеспечение координации, коммуникации и
быстрого поиска информации для самостоятельного принятия решения.
Использование Intranet-технологии особенно эффективно в управлении проектами, где
коммуникации— критически важная составляющая стратегии деятельности.
        

  
РЕЗЮМЕ

Идеология офиса проекта — новая в российской деловой практике, для которой устойчивая
организационная структура и офис для сложившейся организационной структуры являются условиями
ведения бизнеса.
В практике развитых стран все большее внимание уделяется созданию гибких и адаптивных
организационных структур и виртуальных инфраструктур для управления бизнесом и, в частности,
для управления проектами. Виртуальная, территориально распределенная структура офиса проекта,
базирующаяся на программно-коммуникационных средствах, единой информационной базе,
адекватно отвечает идеологии управления проектом.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

1. Какие нетрадиционные составляющие включаются в понятие «офис проекта»?
2. В чем главные различия понятий «офис проекта» и «офис компании»?
3. В чем специфика виртуального офиса проекта?
4. В чем главная специфика виртуальности офиса по сравнению с традиционными офисами?
5. Можно ли говорить об офисе проекта без информационных и компьютерных технологий?
6. Может ли виртуальный офис проекта, предприятия базироваться на одном компьютере без сетевой связи?
7. В чем различия виртуального и электронного офиса?
8. Назовите основные составляющие виртуального офиса проекта.

ЛИТЕРАТУРА

1. Project Management Handbook 2 edition Edited by David I. Cleland and William R. King New-York VAN NOSTRAND
REINOLD 1988.
2. Виртуализация как возможный путь развития управления/X.А. Вют-рих, А.Ф. Филлип (Университет бундесвера, г.
Мюнхен (Германия)// Проблемы теории и практики управления.— № 1, 2000.
3. Доклад на Международной научной конференции «Наука управления на пороге XXI века». Мильнер Б.,
Государственная академия управления им. С. Орджоникидзе. М., 1997.
4. Мильнер Б. Теория организации: Учебник.— М.: «ИНФРА-М», 1999