6.3. Основные принципы организации виртуального офиса проекта
        

       В настоящее время понятие и идеология виртуального офиса проекта приобретает все большее
значение в связи с развитием сети Internet и возрастанием значения программно-информационного и
коммуникационного аспекта управления проектами.
        Принципы виртуальных инфраструктур разрабатываются и практически реализуются в развитых
странах Запада с середины 90-х гг.
В мировой теории и практике управления определение «виртуальный» стало ключевым. Все чаще
говорят о виртуальных продажах, банковских операциях, фондах, фабриках и организациях. В
принципе виртуальная инфраструктура обладает теми же возможностями и потенциалом, что и
традиционная организация. Но в то же время виртуальная инфраструктура является принципиально
новой концепцией организационной структуры для интеграции деятельности конца XX— начала XXI
в. Понятие виртуального предприятия является естественным развитием понятия компьютерно-
интегрированного производства, а в более общем контексте — характерным примером построения
компьютерно-интегрированной организации на основе новых информационных и коммуникационных
технологий.

Виртуальное предприятие подразумевает сетевую, компьютерно-опосредованную
организационную структуру, состоящую из неоднородных компонентов, расположенных в различных
местах. Тогда прилагательное «виртуальное» может интерпретироваться как «искусственно
образованное», или как «мнимое, не существующее в реальном физическом пространстве», или как
«расширенное за счет совместных ресурсов». Здесь налицо явная компьютерная аналогия с понятием
«виртуальной машины», где ни один процесс не может монопольно использовать ни один ресурс, и
все системные ресурсы принципиально считаются ресурсами совместного применения.
Виртуальное предприятие создается путем отбора требующихся организационно-технологических
ресурсов с различных предприятий и их интеграции с использованием компьютерной сети. Это
приводит к формированию гибкой и динамичной организационной системы, наиболее
приспособленной для успешного бизнеса в быстро меняющейся среде.
Полностью виртуального, т. е. не имеющего базовых структур в реальном физическом
пространстве, предприятия, конечно, не может быть. Здесь речь идет об интенсивном взаимодействии
реально существующих специалистов и подразделений различных предприятий в виртуальном
пространстве, реализованным на основе новейших информационных и коммуникационных
технологий.
Таким образом, можно разделить вопросы офиса как базового места (рассмотрено в предыдущем
разделе) и виртуального офиса как рассредоточенного компьютерно-информационного пространства
(рассматривается в настоящем разделе).
       

С практической точки зрения, виртуальное предприятие есть сеть свободно взаимодействующих (и
взаимосодействующих) агентов, находящихся в различных местах. Эти агенты разрабатывают
совместный проект (или ряд взаимосвязанных проектов), находясь между собой в отношениях
партнерства, кооперации, сотрудничества, координации и т. п.
Понятие виртуальной инфраструктуры идеально подходит для формирования офиса проекта.
Объединение ресурсов при создании виртуальных офисов проектов характеризуется территориальной
независимостью; иначе говоря, принятие решений и решение задач по принципу разделения труда
происходят невзирая на региональные границы. Сотрудничество членов команды проекта носит
временный характер или организуется на определенный срок. Преимущества виртуальных сетей в
таком случае очевидны: расширение действующего ресурсного потенциала идет без утраты гибкости;
внутренняя координация осуществляется с помощью информационной технологии, подкрепленной
культурой взаимного доверия; возможно параллельное управление самыми разнообразными
процессами в ходе реализации проектов. Основным и системообразующим принципом для
функционирования временного сетевого виртуального офиса проекта, выходящего за границы
отдельной фирмы, является последовательное и эффективное использование современных
информационных и коммуникационных технологий

Пространство виртуализации включает четыре категории явлений — виртуальный рынок,
виртуальную реальность, а также внутри- и межорганизационные сетевые объединения. Последние
охватываются одним понятием— виртуальные инфраструктуры.
Под виртуальным рынком понимаются предлагаемые системой Internet коммуникационные и
информационные услуги коммерческого назначения.
Виртуальная реальность — это имитация реальных процессов разработок и производства в
компьютерном пространстве, которое одновременно является и средой, и инструментом. В качестве
инструмента она позволяет интуитивно выстроить сложные структуры, в качестве среды — дает
возможность мысленно представить проект, продукт, здания, рабочие места, машины и оборудование
до того, как они обретут реальное существование. Основные области использования результатов этих
исследований — создание виртуальных прототипов проектов, а также виртуальное планирование
труда и производства.
Внутриорганизационные сети охватывают широкую гамму работ на дому и работ с
использованием средств телекоммуникаций, а также работ с применением банков знаний или сетей
знаний. Их общий признак— объединение в целостную сеть отдельных сотрудников (членов команды
проекта) с помощью современных информационных и коммуникационных технологий. Пионеры в
этой части виртуальной организации труда — компании IBM, Siemens, а также крупные
консультационные предприятия и банки.

Инфраструктура виртуального офиса проекта должна включать следующие основные
составляющие:
» сеть Internet;
» международный стандарт для обмена данными, например по моделям продукции STEP (Standard
for the Exchange of Product model data);
» стандарты взаимодействия прикладных программ, например стандарты CORBA (Common Object
Request Broker Architecture).
Главные признаки, раскрывающие содержание понятия «виртуальный офис проекта»:
» интеграция лучших средств и опыта различных предприятий в рамках стратегически
целесообразной команды проекта;
» организация по проектам или вокруг ключевых процессов (сквозных деловых процессов
жизненного цикла проекта, продукта);
» образование автономных рабочих групп, обеспечение сотрудничества и координации лиц и
коллективов, пространственно удаленных друг от друга;
» временный характер, гибкость, возможность быстрого образования, развития,
переструктурирования и расформирования в нужное время;
» сочетание децентрализации и централизации в управлении при преимущественном развитии
децентрализованного (распределенного) управления, приоритет координационных связей;
» максимально широкое распределение и гибкое перераспределение полномочий власти, принятие
решений на всех уровнях организационной иерархии, сочетание восходящего и нисходящего
проектирования;
» организация группового взаимодействия специалистов с помощью ЭВМ, включая «встречу в сети»
(meeting on the network) и согласованные потоки работы (workflow), обеспечение свободного
обмена идеями внутри и между уровнями организационной иерархии;
» разработка неоднородных компьютерных сред и сетей, использование архитектуры клиент—
сервер, применение программных средств обеспечения коллективной деятельности (groupware)
различного класса.

Указанные принципы связаны с широким развитием и использованием новых информационных и
коммуникационных технологий (НИТ/НКТ) для управления человеческими ресурсами и планирования
деятельности команды проекта, моделирования и оптимизации процессов взаимодействия
(кооперации и координации) между различными менеджерами команды.
Благодаря современным телекоммуникациям, уже не принципиальны географическое положение и
государственная принадлежность партнеров. Новые возможности информационного взаимодействия
позволяют строить кооперацию в форме виртуального офиса проекта, действующего в течение
жизненного цикла проекта, продукта.

Программно-коммуникационная среда виртуального офиса опирается на непрерывную
информационную поддержку жизненного цикла проекта. В западной методологии такая поддержка
называется CALS (Continuous Acquisition and Life Cycle Support). Сегодня CALS по своей сути —
глобальная стратегия повышения эффективности бизнес-процессов, выполняемых в ходе жизненного
цикла проекта, продукта за счет информационной интеграции и преемственности информации,
порождаемой на всех этапах жизненного цикла.
Средствами реализации данной стратегии являются CALS-технологии, в основе которых лежит
набор интегрированных информационных моделей — самого жизненного цикла и выполняемых в его
ходе бизнес-процессов, продукта (изделия), производственной и эксплуатационной среды и пр.
Возможность совместного использования информации обеспечивается применением компьютерных
сетей и стандартизацией форматов данных, обеспечивающей их корректную интерпретацию.
Идеальная основа для решения поставленной задачи — использование единой интегрированной
модели проекта и его жизненного цикла, описывающей объект настолько полно, что выступает в роли
единого источника информации для любых выполняемых в ходе жизненного цикла процессов.
Ключевое понятие для виртуального предприятия — концепция многопользовательской базы
данных. Она обязана содержать всю необходимую информацию для компьютерной поддержки
жизненного цикла проекта и должна быть доступна в оперативном режиме всем членам команды
проекта.

Стандарты CALS покрывают весь спектр потребностей пользователей, обеспечивая единое
представление текста, графики, информационных структур и данных о проекте, сопровождении и
производстве, включая звук, видео, мультимедийные средства, передачу данных, хранение данных,
документацию и многое другое для всех приложений.
В основе виртуального офиса проекта должна лежать идеология интегрированной Интранет-среды
(Intranet), которая представляет собой технологию управления коммуникациями проекта, и в этом ее
отличие от Интернет (Internet)— технологии глобальных коммуникаций.
В реализации коммуникаций проекта выделяют 3 уровня:
» аппаратный;
» программный;
» информационный.

С точки зрения аппаратного и программного уровней коммуникации— это организация надежного
канала соединения и передача информации без искажений, организация хранения информации и
эффективный доступ к ней. В плане технической реализации этих уровней Intranet практически не
отличается от Internet. Там такие же локальные и глобальные сети; те же программы: Internet-
навигаторы, Web-серверы, электронная почта, телеконференции и даже те же производители
программного обеспечения.
Главная отличительная особенность Intranet кроется в информационном уровне коммуникаций,
который в значительной степени определяется спецификой проекта и наиболее существенен для
управления проектом. При этом аппаратный и программный уровни коммуникаций являются
обеспечивающими. Информационное обеспечение может иметь разную базовую технологию передачи
и хранения информации. Бумажные документы, письма и записки, доски объявлений, корпоративные
газеты, телефоны— все это составляет традиционную технологию хранения и передачи информации.
Технология Intranet превратила бумажные документы в электронные страницы и файлы; доску
объявлений — в Web-сервер; записки и телефонные звонки — в сообщения электронной почты;
газетные новости — в событийные сообщения сервера телеконференций. Intranet делает
коммуникации проекта более надежными, быстрыми и интенсивными, а доступ к информации
ускоряется и упрощается.
С информационной точки зрения, коммуникации— это поиск и передача знаний. Можно выделить
следующие три большие группы методов управления информационным обеспечением бизнес-
процессов, в том числе:
» представлением деятельности офиса и команды проекта с точки зрения ресурсов (финансов,
материальных запасов, кадров), при котором должно быть обеспечено управление ресурсами и
контроль за ними;
» представление работы офиса и команды как системы бизнес-процессов. Центральными понятиями
здесь выступают процесс, функция, данные, событие. Основная цель управления для этих методов
— обеспечение координации событий и функций;
» представление офиса и команды как системы небольших коллективов сотрудников, решающих
общую задачу, а в роли организующих факторов выступают знания и эффективные коммуникации.
Главным ресурсом управления становится база знаний проекта, в которой члены команды проекта
могут быстро найти информацию для принятия правильного решения и понимания друг друга. Эта
база концентрирует в себе коллективный опыт команды и создает контекст проектных
коммуникаций. Основная цель управления — обеспечение координации, коммуникации и
быстрого поиска информации для самостоятельного принятия решения.
Использование Intranet-технологии особенно эффективно в управлении проектами, где
коммуникации— критически важная составляющая стратегии деятельности.
        

РЕЗЮМЕ

Идеология офиса проекта — новая в российской деловой практике, для которой устойчивая
организационная структура и офис для сложившейся организационной структуры являются условиями
ведения бизнеса.
В практике развитых стран все большее внимание уделяется созданию гибких и адаптивных
организационных структур и виртуальных инфраструктур для управления бизнесом и, в частности,
для управления проектами. Виртуальная, территориально распределенная структура офиса проекта,
базирующаяся на программно-коммуникационных средствах, единой информационной базе,
адекватно отвечает идеологии управления проектом.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

1. Какие нетрадиционные составляющие включаются в понятие «офис проекта»?
2. В чем главные различия понятий «офис проекта» и «офис компании»?
3. В чем специфика виртуального офиса проекта?
4. В чем главная специфика виртуальности офиса по сравнению с традиционными офисами?
5. Можно ли говорить об офисе проекта без информационных и компьютерных технологий?
6. Может ли виртуальный офис проекта, предприятия базироваться на одном компьютере без сетевой связи?
7. В чем различия виртуального и электронного офиса?
8. Назовите основные составляющие виртуального офиса проекта.

ЛИТЕРАТУРА

1. Project Management Handbook 2 edition Edited by David I. Cleland and William R. King New-York VAN NOSTRAND
REINOLD 1988.
2. Виртуализация как возможный путь развития управления/X.А. Вют-рих, А.Ф. Филлип (Университет бундесвера, г.
Мюнхен (Германия)// Проблемы теории и практики управления.— № 1, 2000.
3. Доклад на Международной научной конференции «Наука управления на пороге XXI века». Мильнер Б.,
Государственная академия управления им. С. Орджоникидзе. М., 1997.
4. Мильнер Б. Теория организации: Учебник.— М.: «ИНФРА-М», 1999.